ESTATE BLOG

Na co zwrócić uwagę wybierając nowe biuro?

Znalezienie najlepszego miejsca do prowadzenia działalności,  czyli miejsca spełniającego wszystkie oczekiwania nasze, naszych pracowników i odwiedzających nas klientów, wymaga odpowiedniego przygotowania się do tego zadania. 

Duży wybór powierzchni biurowych do wynajęcia i na sprzedaż nie ułatwia sprawy, gdyż zmuszeni jesteśmy porównywać wiele ofert uwzględniając jednocześnie kilka kryteriów, a to bywa bardzo czasochłonne. Pierwszym naszym krokiem powinno być możliwie szczegółowe ustalenie naszych potrzeb i założeń finansowych dotyczących przyszłego biura. Bez względu na to, czy zdecydujemy się zdać na sprawdzonego pośrednika i włączyć do procesu poszukiwań dopiero na etapie decyzji, czy sprawdzać ofertę nieruchomości komercyjnych na własną rękę, dobrze przemyślana lista oczekiwań i ograniczeń pozwoli zaoszczędzić nam znaczną ilość czas.

Pierwszą podstawową decyzją do podjęcia jest rozstrzygnięcie, czy interesuje nas lokal do wynajęcia, czy na sprzedaż. Jakie korzyści może przynieść kupno nieruchomości na firmę przeczytacie w poświęconym tej tematyce wpisie (TUTAJ). Skupmy się na pozostałych aspektach, które determinują nasz wybór i na które warto zwrócić uwagę podczas poszukiwania biura na działalność naszej firmy.

• LOKALIZACJA 

Jeżeli nie jesteśmy z góry ograniczeni do konkretnej lokalizacji na naszą działalność,  warto na początek wykluczyć miejsca, które na pewno nie spełnią naszych potrzeb, aby zawęzić zakres poszukiwań. Sprawdźmy możliwości komunikacyjne danego obszaru, informacje o pobliskich drogach szybkiego ruchu, strefie parkowania,  komunikacji miejskiej i podmiejskiej.  Jeżeli na stałe współpracujemy z określonymi kontrahentami, lub podwykonawcami, warto zwrócić uwagę, czy nie ułatwi nam pracy dostępność trasy szybkiego ruchu, lub niewielka odległość między naszymi firmami. Jeżeli nasza działalność wiąże się z regularnymi odwiedzinami klientów, wówczas łatwo dostępny, widoczny lokal to nasz priorytet.

• BUDŻET

Obliczając miesięczny koszt najmu danego lokalu, koniecznie zwróćmy uwagę na wszystkie dodatkowe opłaty, które będziemy zobowiązani regulować. Na opłaty dodatkowe składają się zwykle: czynsz, opłaty eksploatacyjne i media. Czynsz, czyli opłata za użytkowanie danego lokalu, to jedyna składowa opłat dodatkowych, którą możemy negocjować. Warto spróbować znaleźć kompromis pomiędzy naszymi oczekiwaniami finansowymi, a propozycją właściciela nieruchomości. 

Opłaty eksploatacyjne zależne są od rodzaju i klasy budynku. Składają się z opłat publicznoprawnych (podatki, opłaty z tytułu wieczystego użytkowania), oraz opłat związanych
z funkcjonowaniem całego budynku, takich jak: koszty oświetlenia, ogrzewania części wspólnych, konserwacji budynku i urządzeń, ale również koszty funkcjonowania recepcji, czy ochrony budynku, utrzymania terenów zewnętrznych, sprzątania itp. Bardzo ważne jest, abyśmy w umowie najmu lokalu zagwarantowali sobie prawo do wglądu w rozliczenie i możliwość zweryfikowania opłat eksploatacyjnych - zarówno w źródłowe faktury, jak i algorytm rozliczania tego typu opłat.

Ostatni element opłat dodatkowych stanowią opłaty za media, czyli prąd, wodę, gaz
i ogrzewanie. Powinniśmy zwrócić uwagę, czy media rozliczane są według liczników, czy też ryczałtowo, lub zaliczkowo.  Zdarza się także, że koszt ogrzewania wliczony jest w koszty eksploatacyjne, lub ogrzewanie połączone jest z chłodzeniem, dlatego warto dowiedzieć się, czy klimatyzacja i ogrzewanie będą osobnymi pozycjami do uregulowania. Opłaty za media, również muszą być poparte fakturami od dostawców i ewentualnie algorytmem rozliczania, jeżeli lokale nie są indywidualnie opomiarowane. 

W przypadku niektórych lokali użytkowych, z opłatami związany jest tzw. „współczynnik powierzchni wspólnych”, który wynika z tego, że w obiekcie występują pomieszczenia użytkowane wraz z innymi użytkownikami budynku, na które składają się ciągi komunikacyjne, łazienki, kuchnie itp. Współczynnik ten wynosi zwykle od kilku do kilkunastu procent i o taką liczbę należy powiększyć powierzchnię biura przy obliczaniu opłat za czynsz  i eksploatację.

Zliczając pełen koszt funkcjonowania firmy w danej lokalizacji, nie zapominajmy o ostatniej już stałej opłacie - opłacie za parking. Weźmy pod uwagę, ile miejsc parkingowych i w jakiej cenie otrzymamy wynajmując daną powierzchnię użytkową, w szczególności gdy nasze biuro zlokalizowane ma być w mieście. 

• POWIERZCHNIA I STANDARD

Standard budynku i samego biura, kondygnacja na którym znajduje się lokal, oraz aranżacja wnętrza to kwestie, które powinniśmy rozważyć w dalszej kolejności.  Decydujący będzie również metraż lokalu i układ pomieszczeń. Czy nieruchomość sprawdzi się, jako przyszłe biuro naszej firmy, determinuje bowiem nie tylko ilość zatrudnionych w firmie osób, ale także specyfika pracy. Zwróćmy uwagę, aby aranżacja i rozkład pomieszczeń ułatwiały codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Warto zastanowić się nad umieszczeniem przedstawicieli działów często ze sobą współpracujących na wspólnej, otwartej przestrzeni, natomiast pracowników operujących poufnymi danymi, bądź często odbywających indywidualne spotkania w oddzielnych gabinetach.  Jeżeli planujemy związać się z daną lokalizacją na dłużej, zastanówmy się również, czy rozpatrywana nieruchomość pozwoli nam na ewentualną ekspansję, w razie gdyby nasze potrzeby lokalowe wzrosły wraz z rozwojem firmy.

• UDOGODNIENIA I DODATKOWE WYMAGANIA

Na koniec pozostają nam do uwzględnienia potrzeby indywidualne, specyficzne dla branży

i sposobu funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa. W niektórych przypadkach będzie to otwarta w wydłużonych godzinach pracy recepcja, w innych kantyna dla pracowników, odpowiednie przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych, czy  wymagania dotyczące infrastruktury IT.

Wiele ofert na rynku może na wstępie nie spełniać naszych oczekiwań, pamiętajmy jednak, że niektóre firmy, takie jak duże centra biznesowe, oferują szereg dodatkowych usług „szytych na miarę”. Warto więc odpowiednio szczegółowo przygotować nasze zapytanie ofertowe i od razu zapoznać się ze wszystkimi możliwościami danej nieruchomości.

Kryteriów decydujących o atrakcyjności danej lokalizacji i dopasowaniu oferty do naszych potrzeb, jak widać jest naprawdę niemało. Jednak wypunktowanie wszystkich warunków, które powinna spełniać wynajmowana przez nas nieruchomość już na samym początku poszukiwań, pozwoli nam trafnie wyselekcjonować wyłącznie lokale, które spełnią nasze wymagania. Wtedy mamy szansę nie tylko zaoszczędzić na czasie poświęconym na oglądanie kolejnych nieruchomości, ale również znaleźć biuro, które zapewni naszej firmie wygodne funkcjonowanie na lata.